Dispensasjon ID-kontroll
Bakgrunn
Ved første gangs utstedelse av Buypass ID (ansattkort (smartkort med kvalifiserte sertifikater) eller Fido2-nøkkel) vil det oppstå situasjoner der brukeren (ansatt/innleid) ikke har gyldig identitetsdokument. Eksempler kan være:
Har riktig identitetsdokument, men det er ikke lenger gyldig, dvs. utløpsdato er passert
Har ikke riktig identitetsdokument, fordi man finner det ikke eller at man aldri har hatt pass eller nasjonalt ID-kort
Det kan da i enkelte tilfeller bli nødvendig å innhente dispensasjon fra Buypass for å utstede ansattkort/Fido2-nøkkel i påvente av at brukeren kan fremvise gyldig identitetsdokument og ny ID-kontroll kan gjennomføres. Eksempel på det kan være at brukeren i sin rolle må ha tilgang til tjenester som krever eID på nivå høyt umiddelbart og før gyldig identitetsdokument kan fremskaffes.
Enten oppdager brukeren at identitetsdokumentet ikke er gyldig/mangler før brukeren kommer til ID-kontoret og brukeren ber sin leder om å sende dispensasjonssøknad til Operatør/ID-kontoret, eller så oppdages dette først når brukeren fysisk er på ID-kontoret.
Dette er en beskrivelse av hvordan dispensasjonssøknad skal gjennomføres av brukersted og Buypass i samarbeid.
Identitetskontroll – prosess for dispensasjonssøknad
Bruker har ikke gyldig identitetsdokument (for eksempel utløpt pass, eller mangler pass), og det er nødvendig å innhente dispensasjon fra Buypass for å utstede ansattkort/Fido2-nøkkel på bakgrunn av ikke-gyldig identitetsdokument
Bruker skal i parallell med prosessen for å innhente dispensasjon bestille time hos politiet her i Norge eller i eget land gitt sitt statsborgerskap for fornyelse eller utstedelse av pass eller nasjonalt ID-kort
Leder eller Operatøren oppretter en dispensasjonssøknad (se epost-MAL nedenfor).
viktig at Leder skal godkjenne søknadenOperatør sender dispensasjonssøknaden på epost med:
epostadressene kundeservice@buypass.no og organisasjonens kontaktperson eller fellesadresse ID-kontoret i TIL-feltet
epostadressen til brukerens Leder i KOPI-feltet
Automatisk kvitteringsepost sendes i retur til avsender fra kundeservice@buypass.no med saksnummer som skal benyttes i videre kommunikasjon i saken
Buypass behandler søknaden og gir svar tilbake i saken
Dersom dispensasjonssøknaden er innvilget skal brukeren får beskjed fra Operatør om å oppsøke ID-kontoret med det utløpte identitetsdokumentet eller avtalt identitetsdokument med bilde og referanse til brukerens identitetsnummer (fødselsnummer)
viktig at bruker fremviser samme type identitetsdokument som er oppført i søknadenOperatøren kontrollerer ID-dokumentet og skanner det inn på vanlig måte - gjelder i BAM og ikke for Fido2-nøkkel
Dagens dato registreres i utløpsdato-feltet - gjelder for Fido2-nøkkel og ikke i BAM
Bruker får utstedt ansattkort/Fido2-nøkkel iht rutine
Operatør lager oppgave på at det må gjennomføres ny ID-kontroll av bruker når denne har fått nytt ID-dokument, innen avtalt tidspunkt iht. dispensasjonssøknaden
Bruker mottar nytt ID-dokument og oppsøker ID-kontoret med dette for gjennomføre ny ID-kontroll med det nye ID-dokumentet
Operatør gir beskjed til kundeservice@buypass.no når ny ID-kontroll er gjennomført ved å svare på kvitteringsepost mottatt fra kundeservice@buypass.no ifbm dispensasjonssøknaden
Sak avsluttet
Identitetskontroll – mal for dispensasjonssøknad
Dispensasjonssøknaden må inneholde:
Emnefeltet
Dispensasjonssøknad ID-kontroll
Tekstfeltet
Navn og fødselsdato (ikke hele personnummer) på bruker
Begrunnelse for dispensasjon
Hvilket ID-dokument som vil bli benyttet ved utstedelse med dispensasjon
Dato for når det forventes å kunne gjennomføres ny identitetskontroll med gyldig ID-dokument (bør ikke overskride 2 måneder frem i tid *)
Godkjennelse av leder med leders navn, epost, mobilnummer og rolle i organisasjonen
*) På grunn av vanskeligheter med å få time for utstedelse av nytt ID-dokument hos Politiet nå våren 2022 kan dispensasjon gis inntil 3-4 måneder, men da skal bekreftelse på timebestilling være vedlagt søknaden.
